Je bent overtuigd, je wilt of moet Power BI gebruiken in je team/organisatie. Maar nu rijst de vraag of je Power BI-licenties nodig hebt.
Als je vragen hebt zoals:
- Wat zijn je opties?
- Waarom lopen ze van gratis tot $5.000?
- Waarvoor betaal je precies?
Lees verder en we loodsen je door het landschap van de Power BI-licentieprijzen.
Een korte opmerking vooraf: om Power BI Desktop te gebruiken heb je geen account nodig. Je installeert de tool gewoon en begint te werken zonder in te loggen. Je kunt hem downloaden van de website of ophalen uit de Windows app store.
Wat is Power BI?
Om het verschil te begrijpen moet je (op zijn minst een beetje) begrijpen hoe het werkt, dus we leggen dit in heel grote lijnen uit. Een technische uitleg over de binnenkant van Power BI is voor een andere keer.
Power BI is een rapporteringstool die alle data die het gebruikt in het geheugen houdt, zodat het die razendsnel kan inzetten om al de nodige berekeningen voor de pagina die je bekijkt on the fly uit te voeren. Er zijn opties om te werken met data die niet in het geheugen zit, maar dat verandert het idee niet echt, dus daar ga ik niet op in.
Daardoor is het zwaar op het geheugen, wat je merkt als je ooit een groot Power BI-bestand op je niet-developerlaptop hebt geopend, dat arme ding begint vrij snel warme lucht uit te blazen. Wetende dit, kunnen we ook vermoeden dat de rapporten die we online zetten veel geheugen gebruiken en dat geheugen is hier de sleutel.
Persoonsgebonden prijzen
Dat brengt ons bij de 3 persoonsgebonden opties: free-, pro- en premium per user-licenties.
Een free-gebruiker krijgt een persoonlijke workspace van Microsoft bij het aanmaken van zijn account en kan daar rapporten naar publiceren. Er zijn enkele beperkingen, zoals de maximale grootte van het bestand dat je uploadt, of je kunt niet met anderen samenwerken in een gedeelde workspace. Dit is een prima manier om te beginnen experimenteren met Power BI, want je hebt niets meer nodig dan een school- of werk-e-mailadres om te starten. Eén manier waarop je, maar wees er heel voorzichtig mee, je rapporten met anderen kunt delen, is via publish to web. Dat doet precies dat en iedereen kan je rapport online vinden, hou dat in gedachten voor je op die knop klikt.
Het volgende niveau is Pro ($10/maand/gebruiker), dit geeft je de optie om samen te werken met andere gebruikers in een gedeelde workspace, je kunt rapporten in andere workspaces zien,… Het Model dat je data bevat is beperkt tot 1GB, je hebt maximaal 10GB opslag en kunt 8 keer per dag refreshen. Je kunt nu samenwerken met anderen in een workspace, maar alleen als die mensen zelf een pro- of PPU-licentie (zie hieronder) hebben, je kunt je rapporten niet delen met free-gebruikers.
Iets om hier rekening mee te houden is dat Microsoft capaciteit (het geheugen waar we het eerder over hadden) voorziet waarop je rapporten draaien, maar die capaciteit is niet gegarandeerd. Dat betekent dat je rapporten in geval van extreem capaciteitstekort kunnen lijden. Ik moet toegeven dat ik dit niet echt heb meegemaakt, dus hoewel het niet gegarandeerd is, komt het ook niet vaak voor dat je beperkt wordt.
Het laatste persoonlijke niveau is Premium per user ($20/maand/gebruiker), waardoor de grootte die je modellen kunnen hebben stijgt tot 100GB, de totale grootte van je opslag tot een indrukwekkende 100TB en 45 refreshes per dag. Het geeft je ook toegang tot alle premium features. De workspaces die als PPU-workspaces zijn aangemaakt, kunnen alleen worden gebruikt door gebruikers die zelf een PPU-licentie hebben.
De capaciteit
Alle vorige niveaus op zich zijn prima als je een beperkt aantal gebruikers hebt, maar zodra je pro of PPU moet kopen voor alle 10.000 gebruikers, is dat een flinke prijs. Dat is precies waar Premium per Capacity (PPC – $5.000/maand of anders als je een deal met Microsoft hebt) om de hoek komt kijken. Een Fabric F64 is equivalent aan één P1-capaciteit en kost ook ongeveer hetzelfde. We hebben het hier over Power BI, ik ga niet dieper in op de Fabric-prijzen, het is gewoon goed om te weten dat je niet voor PPC hoeft te gaan als je al F64 hebt.
Dit is, ruwweg gezegd, in feite een hoeveelheid capaciteit (het geheugen nodig om Power BI te draaien) die aan jou is toegewezen, wat ervoor zorgt dat al je rapporten altijd op de hoogst mogelijke snelheid draaien omdat de capaciteit gegarandeerd is. Doordat de rapporten nu draaien op deze capaciteit waar je al voor betaalt, kunnen je gebruikers ze bekijken zonder pro- of PPU-licentie. Je hebt nog steeds een pro nodig om rapporten te publiceren naar workspaces die niet je persoonlijke workspace zijn. Hoewel beide 'premium' in hun naam hebben, heb je geen PPU-licentie nodig om een PPC-workspace te beheren of erin te werken, dit heeft tot genoeg verwarring geleid die ik ken om het te vermelden.
Aangezien dit premium is, net als PPU, krijg je alle premium features zoals bij PPU, 100TB opslag en 48 refreshes per dag. Maar PPC laat modellen groeien tot 400GB, opnieuw een aanzienlijke toename.
Welke licentie gebruik je nu?
Hoewel dit sterk afhangt van je organisatie, wat de visie voor de toekomst is en welke middelen ze heeft, is er toch een algemene lijn die je kunt volgen.
- Als je net begint en voorzichtig de temperatuur test, gebruik dan de desktopapplicatie en, als je een bruikbaar e-mailadres hebt, je persoonlijke workspace.
- Wanneer je wilt samenwerken met anderen of gewoon je rapporten met collega's wilt delen, kun je voor een pro-licentie gaan voor iedereen die betrokken is. Zolang je met minder dan 500 bent, blijft de prijs voor deze opzet lager dan voor een Premium per capacity.
- Als je ofwel met premium features wilt experimenteren zonder je aan dat grote bedrag te binden, ofwel die features voor je team wilt gebruiken, kun je voor PPU gaan. Het is dubbel de prijs van een pro, nog altijd maar $20/maand/gebruiker, maar dat kan snel oplopen, dus controleer of je het echt nodig hebt.
- Ten slotte, als je je rapporten wilt delen in een brede organisatie die de drempel van 500 gebruikers overschrijdt, kun je voor Premium per capacity gaan. Hou er wel rekening mee dat je nog steeds pro-licenties nodig hebt voor de mensen die je rapporten zullen ontwikkelen.
Hieronder vind je een snelle beslissingsboom van hoe ik naar de licenties probeer te kijken, dat kan van pas komen. Het is echter geen vervanging voor het echt opzoeken van de zaken, want prijzen en opzetten kunnen veranderen.
OVER DE AUTEUR
Jo David
Power BI expert & BI Consultant
Ontdek meer content op onze blog
Waarom we Sparkle heten
Vóór een goede beslissing komt een inzicht. Vóór een inzicht komt een spark. Het verhaal achter de naam op de deur.
Medallion-architectuur
Een gelaagd data-designpatroon dat ruwe data stap voor stap verfijnt tot schone, business-ready inzichten, via de lagen Bronze, Silver en Gold.
Budgetten horen nu thuis in je dataplatform
Planning in Fabric IQ is de nieuwste capaciteit van Microsoft, en het wijst op een echte verschuiving in hoe organisaties kunnen denken over de relatie tussen analytics en planning.
Sparkle maakt nu deel uit van de Estse Microsoft Fabric-gebruikersgroep
De Estonian Microsoft Fabric User Group is een plek waar mensen samenkomen om echte data-engineering- en architectuuruitdagingen aan te pakken met Microsoft Fabric.
Klantcase: Nabuminds migreert naar Microsoft Fabric-platform
De overstap van gefragmenteerde, tenant-gebaseerde BI naar een uniform platform leverde snellere inzichten, sterkere governance en toekomstklare analyticscapaciteiten op.
De puntjes verbinden: Neo4j graph intelligence in Microsoft Fabric
Microsoft Fabric verenigt data engineering, analytics en AI over het Microsoft-ecosysteem heen.
Maar veel businessproblemen zoals fraudedetectie, customer 360 en supply-chain-optimalisatie hangen niet af van afzonderlijke datapunten, maar van hoe die punten met elkaar verbonden zijn.
